Für Arztpraxen

Doccom ist eine Telefonanlage, die speziell auf die Bedürfnisse von Arztpraxen zugeschnitten ist. Sie ist konform mit den Datenschutzvereinbarungen für Arztpraxen.

Dafür verwenden wir ausschließlich Hardware, die bei Ihnen steht. Cloud Dienste oder andere externe Speicherungen kommen aus Datenschatzgründen nicht in Frage.

Sprachdialogsystem (IVR)

Das Doccom IVR (Interactive Voice Response) erlaubt den Anrufern durch die Telefontasten bequem mit System zu interagieren. So können eingehende Anfragen gezielt und strukturiert weitergeleitet werden, Ihr Praxispersonal wird entlastet und die Zufriedenheit Ihrer Patienten steigt.

Priorisierte Kontakte

Kontakte können im Telefonbuch als "priorisiert" gekennzeichnet werden. So können z.B. Arztkollegen automatisch durchgestellt werden.

Ohne IVR und Beschränkung durch Öffnungszeiten.

Bedienung von Doccom

Doccom lässt sich leicht und verständlich über eine Weboberfläche und über eine Smartphone App bedienen. So lassen sich zum Beispiel die Ansagetexte für die verschiedenen Öffnungszeiten aufnehmen und einstellen. Auch die Urlaubszeiten sind somit jederzeit und unkompliziert anpassbar.

Zentrales Telefonbuch

Die Doccom verfügt über eine Telefonbuchfunktion, bei der Sie beliebige Kontakte mit Rufnummern hinterlegen können.

• Bei eingehenden Anrufen von einer Rufnummer, die im Telefonbuch eingetragen ist, wird der Name des Gesprächspartners angezeigt.
• Die meisten eingesetzten Telefone können das Telefonbuch in der Anlage nutzen, um Anrufe zu starten.

Doccom Mobile Apps

Mit der Doccom Mobile App haben Sie Ihre Anlage stehts im Blick.

Mit der App können Sie schnell und unkompliziert Einstellungen vornehmen.

So lassen sich beispielsweise Urlaubszeiten und Öffnungszeiten überall mit einem Klick einstellen.

Individuelle Anpassung

Die Doccom Telefonalage ist speziell für Arztpraxen konzipiert. Sollten Sie dennoch zusätzliche Wünsche haben, passen wir die Anlage gerne individuell für Sie an. Kontaktieren Sie uns einfach.

Sicherheit und Datenschutz

Vertrauliche Gespräche. Vertrauliche Daten.

Bei unserer Telefonanlage legen wir größten Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Gerade auch weil es sich um sensible Patientendaten handelt.

• Telefonate, die innerhalb der Praxis geführt werden, bleiben in der Praxis
• Aufgenommene Anrufe bleiben in der Praxis und werden nicht als "externe" Email über das Internet versendet

Ausfallsicherheit

Die Doccom Telefonalage ist eine VoIP Anlage, die übers Internet kommuniziert. Beim Ausfall des Internets, z.B. durch einen Blitzschlag, sind dann nur noch Gespräche innerhalb der Praxis möglich. Nach außen sind die Leitungen gestört.

Daher bieten wir für diesen Fall eine Ausfallsicherheit an. Bei Ausfall des Internet Zugangs telefonieren Sie über unsere optionale Ausfallsicherung weiter. Ist die Ursache des Ausfalls behoben und der Internet Zugang wieder vorhanden, schaltet sich Doccom wieder auf den normalen Betrieb um.

Faxfunktion

Empfangen und Senden von Faxen ohne Faxgerät

Faxe werden als pdf-Dokument empfangen und versendet.

• Faxempfang: Faxe werden als pdf-Datei empfangen und per Email an Sie gesendet
• Fax senden: pdf-Dokumente können über die Doccom Webbrowser Oberfläche versendet werden

Hinweis: Ein Faxgerät kann an Doccom angeschlossen werden!

Rezeptfunktion

Die Rezeptfunktion ermöglicht jederzeit die Bestellung von Rezepten innerhalb und außerhalb Ihrer Öffnungszeiten.

Über das Sprachdialogsystem werden die Anrufer auf einen Anrufbeantworter geleitet. Die gespeicherte Nachricht wird anschließend als Email an Ihr Emailprogramm gesendet.

Terminvergabe

Terminvergabe für Patienten

Terminvergaben können ...

• In Warteschlangen behandelt werden
• Auf mehrere Telefone verteilt werden
• Priorisiert behandelt werden

Terminbestätigung

Die Funktion Terminbestätigung ermöglicht, dass Patienten innerhalb oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten Termine bestätigen oder absagen können. Über das Sprachdialogsystem werden die Anrufer auf einen Anrufbeantworter geleitet. Die gespeicherte Nachricht wird dann als Email an Ihr Emailprogramm gesendet.

Urlaubs- und Vertretungsfunktion

Urlaubs- und Vertretungsfunktion

Geht Ihre Praxis in Betriebsurlaub, können Sie Ihre Schließzeiten bequem über die Weboberfläche oder die Doccom Smartphone App eintragen.

• Ansagetext: Ruft ein Patient während Ihrem Betriebsurlaub an, wird er über einen Ansagetext über Ihren Betriebsurlaub informiert. Der Ansagetext kann individuell aufgenommen werden.
• Zeitsteuerung: Nur während Ihrem Betriebsurlaub wird dieser Ansagetext anstatt dem Sprachdialogsystem abgespielt.
• Vertretung: Ihre Patienten können Sie über den Ansagetext informieren, wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt.

Arztfunktion (Anrufpriorisierung)

Die Telefonleitung ist ständig belegt. Ein Arztkollege erreicht Sie nicht. Welche Arztpraxis kennt dieses Thema nicht?

Die Arztfunktion ermöglicht, dass der Anruf eines Arztkollegen auf eine eigene Leitung gelegt wird, die priorisiert angenommen werden kann.

Parallele Telefongespräche

Abhängig von Tarif Ihres VoIP Telefonanbieters können bis zu 100 Telefongespräche parallel geführt werden.

• Maximal parallele Anrufe: Bis zu 100 Gespräche sind gleichzeitig möglich
• Tarifwahl: Über Ihren Tarif bei Ihrem VoIP Telefonanbieter können Sie diese Anzahl selbst bestimmen
• Telefonnummer: Es können Einzelnummern oder Rufnummernblöcke gewählt werden

Warteschlangen

Anrufer können in Warteschleifen bis zur Rufannahme geparkt werden. Dies ist insbesonders bei der Terminvergabe sinnvoll, da hierdurch eine strukturierte und gerechte Reihenfolge in der Rufannahme sichergestellt ist. Patienten die zuerst anrufen, werden zuerst bedient.